Ajatusleikkinä voisi aloittaa kysymällä: onko lisenssien kilpailutus mahdollista toteuttaa niin huonosti, ettei siihen vastaa kukaan ja lisenssit joudutaan ostamaan suoraan GitLabilta. Vastaus on: kyllä on.
GitLab‑lisenssit eivät ole mikään triviaali hankinta. Kilpailutukseen osallistuminen on haastavaa, ja sen toteuttaminen usein vielä haastavampaa. Käytännössä on lähes mahdotonta laatia kilpailutus niin, ettei joku pitäisi toteutustapaa jollain tavalla virheellisenä.
Siksi asiantuntijamme Ilari Mikkonen kokosi aiheesta käytännönläheiset vinkit käyttöösi. Kommentit ja keskustelu ovat tervetulleita. Ilariin voi olla yhteydessä myös suoraan:
Ilari Mikkonen, Team Lead, GitLab-liiketoiminta
ilari.mikkonen@prog-it.net
Lisätietoa GitLabin lisensointimallista: about.gitlab.com/pricing/licensing-faq/
GitLab-lisenssien kilpailutus on vaikeaa – siksi vuoropuhelu kannattaa
Kokemuksemme mukaan vuoropuhelu ennen kilpailutusta on lähes aina parempi vaihtoehto kuin tilanne, jossa tarjouspyyntöön päätyy ehtoja, joita ei käytännössä pysty täyttämään – tai vielä pahempaa, ehtoja, jotka sisältävät piileviä riskejä ja kaatavat koko kilpailutuksen vasta pitkän ajan kuluttua.
Olemme nähneet kilpailutuksia, joissa ongelmat ovat realisoituneet vasta pitkään sopimusten allekirjoittamisen jälkeen. Nämä tilanteet ovat kaikkein ikävimpiä: mitä pidemmällä ollaan, sitä vaikeampi suuntaa on enää muuttaa. Siksi kilpailutus kannattaa suunnitella huolellisesti ja useamman realistisen vaihtoehdon kautta. Tässä kirjoituksessa avaan toimittajan näkökulmasta, mitkä tekijät vaikuttavat GitLab‑lisenssien kilpailutukseen ja erityisesti siihen, millaiseksi tarjousten hinnoittelu lopulta muodostuu.
Suurin karikko: raha ja hinnoittelumalli
Aloitetaan kaikkein isoimmasta karikosta – rahasta.
Kuvitellaan hypoteettinen mutta hyvin tyypillinen tilanne: GitLab‑lisenssit kilpailutetaan vertailemalla euromääräistä lisenssihintaa. Lopputuloksena saadaan yksiselitteinen luku, joka tekee budjetoinnista helppoa. Mukaan lisätään vielä klausuuli, jonka mukaan toimittaja saa tarkistaa hintoja vuosittain ylöspäin, mutta korkeintaan 2 %, ja silloinkin vain, jos kustannukset ovat oikeasti nousseet. Kilpailutus vaikuttaa valmiilta – voidaan heittää ylävitoset ja siirtyä viikonlopun viettoon.
Tarjousten avaamisessa tunnelma on kuitenkin usein toinen. Vastassa on jokin seuraavista:
- tarjouksia ei tullut lainkaan
- tarjouksiin on liitetty ehtoja tai lisäliitteitä, joita ei voida hyväksyä
- hinnat ovat 30–50 % korkeammat kuin GitLabin listahinnat
Mitä oikein tapahtui?
Kolme tekijää, jotka vaikuttavat aina tarjouksen hintaan
Toimittajan hinnoitteluun vaikuttaa monta asiaa, mutta GitLab‑lisenssien kohdalla erityisesti kolme tekijää nousee ylitse muiden. Jokainen niistä voi muuttua milloin tahansa.
- Dollari–euro‑kurssi
Euroalueella toimiva toimittaja ostaa GitLab‑lisenssit dollareissa. Valuuttakurssi voi heilahdella vuodessa helposti kymmenen prosenttia. Kurssiriskiä voidaan suojata esimerkiksi optioilla, mutta suojaaminen ei ole ilmaista. Jos toimittaja jättää riskin huomioimatta, lopputulos voi olla joko hyvä tuuri tai merkittävä tappio. Kumpikaan ei ole pitkäjänteisen liiketoiminnan kannalta toivottava lähtökohta.
- GitLabin partner‑ehdot
Partner‑ehdot ovat GitLabin ja toimittajan välinen asia. Niihin sisältyy monenlaisia ehtoja, joista tärkeimpänä toimittajalle on alennusprosentti. Kun lisenssi on myyty ensimmäiseksi vuodeksi, kaikki näyttää hyvältä – paitsi jos GitLab muuttaa partneriehtojaan. Tällöin seuraavana vuonna toimittaja saattaa myydä lisenssit tappiolla, koska kate on alun perin puristettu liian pieneksi.
- Lisenssien hinnankorotukset
Lisenssien perushinta on näistä kolmesta usein se merkittävin tekijä. Muutama vuosi sitten GitLab nosti Premium‑lisenssin hintaa 50 %. Tämä johti monilla toimittajilla tilanteeseen, jossa aiemmin erittäin kannattava liiketoiminta muuttui vain kohtuullisen hyväksi. Tilaajan, toimittajan ja GitLabin väliset neuvottelut olivat väistämättömiä.
Toimittajan laskin ja lakupiiput savuavat hintaa miettiessä
Kun valuuttariski, partner‑ehtojen muutokset ja mahdolliset lisenssihinnankorotukset lasketaan yhteen, toimittajan hinnoittelulaskelma alkaa näyttää varsin erilaiselta kuin tilaajan alkuperäinen oletus. Riskit on pakko hinnoitella mukaan, ja lopputuloksena tarjouksen kate voi näyttää tilaajan näkökulmasta odottamattoman suurelta.
Vaihtoehtoinen malli: kilpailuta alennusprosentti
Yksi toimivampi lähestymistapa on kilpailuttaa euromääräisen hinnan sijaan alennusprosentti. Tällöin hinnoittelumalli vastaa paremmin reaalimaailman muutoksia. Sopimukseen voidaan kirjata esimerkiksi seuraavanlainen ehto:
“GitLabin lisenssihintojen tai toimittajaehtojen muutokset otetaan huomioon hinnan muutoksessa todellisen muutoksen mukaan. Toimittajan kilpailutuksessa ilmoittamaa alennusprosenttia ei saa muuttaa tilaajalle epäedulliseen suuntaan.”
Tässä mallissa tilaaja kantaa hintariskin, mutta vastineeksi hinnoittelu on läpinäkyvämpää ja realistisempaa. Riskien jakautumista voidaan tasapainottaa esimerkiksi pitkällä tilauskaudella, jolloin lisenssien perushinta saadaan lukittua. On kuitenkin hyvä muistaa, että lisenssit maksetaan etukäteen – käytettiin niitä tai ei.
Jos tilaajan budjetti on täysin kiinteä eikä hintariskiä voida ottaa, euromääräinen kilpailutus voi olla perusteltu ratkaisu. Tällöin on kuitenkin syytä ymmärtää, että joku muu kantaa riskin – ja sillä on aina hintansa.
Yleisimmät tavat torpedoida kilpailutus
Kilpailutus voi epäonnistua myös muista kuin hinnoitteluun liittyvistä syistä. Yleisimpiä sudenkuoppia ovat:
- epäselvästi määritelty vertailuhintalaskenta, jota voidaan tulkita usealla tavalla
- kilpailutukseen kuulumattomat tai huonosti määritellyt lisäehdot ja ‑optiot, kuten tukipalvelut
- lisenssimäärien lattian tai katon lukitseminen ilman joustoa lisätilauksille
- pakollisten teknisten vaatimusten lisääminen, joita ei ole tosiasiallisesti mahdollista täyttää
Terminologia ja reunaehdot – pienet virheet, isot seuraukset
Lisäksi on syytä huomioida tietosuojaan ja lainsäädäntöön liittyvät vaatimukset, kuten GDPR ja muu EU‑lainsäädäntö. Näiden ohittaminen voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia myöhemmässä vaiheessa.
Muutama käytännön huomio GitLab‑lisensseistä:
- Et osta “lisenssejä” kappaleina, vaan tilauksen ja siihen seatteja.
- Tilauskauden aikana seatien määrää ei voi alentaa. Ehto, jossa tilaajan edellytetään voivan lisätä ja vähentää lisenssimääriä vapaasti, on siis jo lähtökohtaisesti ongelmallinen.
- Yhdessä GitLab‑instanssissa voi olla vain yksi peruslisenssityyppi.
- GitLabin hinnoittelu on lineaarista, joten määrään perustuvat lisäalennukset eivät lähtökohtaisesti ole mahdollisia – kysyä toki aina voi.
Ilari Mikkonen, Team Lead, GitLab-liiketoiminta
ilari.mikkonen@prog-it.net
