Tietotekniset palvelut yhdeltä kumppanilta

1.     Yleistä

Prog-It Oy arvostaa asiakkaidensa, työntekijöidensä sekä sopimuskumppaniensa yksityisyyttä ja on sitoutunut suojaamaan niitä EU:n tietosuoja-asetusta noudattaen.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme yllämainittuja tahoja heidän henkilötietojensa käsittelystä. Käyttääkseen Prog-It Oy:n palveluita, asiakkaiden ja sopimuskumppaneiden on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot.

Halutessasi lisätietoa tietosuojakäytännöistämme tai henkilötietojen käsittelystä, vastaamme mielellämme kysymyksiinne. Yhteystietomme löydät Ota yhteyttä -sivulta.

2.     Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii:

Prog-It Oy (jäljempänä “Prog-It” tai ”me”)

Y-tunnus: 0968844-6

Nuijamiestentie 3 A

00400 Helsinki

3.     Mitä tietoja kerätään

Asiakkaidemme, työntekijöidemme, sopimuskumppaniemme, sekä tilintarkastajan itsensä, tai näiden valtuuttamien osapuolten antamat tiedot

• Tunnistamistiedot, kuten nimi, titteli ja valokuva
• Yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Maksutiedot, kuten laskutustiedot, yhteyshenkilö ja muut laskutukseen liittyvät tiedot
• Palvelu- sekä toimitussopimusten tiedot, kuten yrityksen päättäjien tiedot, yhteyshenkilöt ja näiden yhteystiedot
• Asiakasprojektien tuottamiseen liittyvät tiedot kuten työtodistukset

Yllä mainittujen tietojen antaminen on pakollista asioidaksesi Prog-It:n kanssa ja käyttääksesi tarjoamiamme palveluita. Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjän itsensä antamat tiedot, minkä lisäksi saatamme saada lisätietoja yhteistyökumppaneiltamme, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä tai muista saatavilla olevista julkisista lähteistä.

Lisäksi pyydämme erikseen luvan suoramarkkinointiin.

4.     Mihin tietoja käytetään

Henkilötietoja käytetään

• Työsuhteiden hallinta ja ylläpito
• Asiakassuhteiden ylläpito, asiakaspalvelu ja laskutus
• Sopimuskumppaneiden hallinta ja taloushallinto
• Tilintarkastus
• Prog-It:n omien palveluiden kehittämiseen

Tietoja käsitellään asiakkaidemme, työntekijöidemme, sopimuskumppaniemme, sekä tilintarkastajan ja Prog-It:n väliseen yllämainittujen henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi yllämainittujen ryhmien erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

5.     Miten tietoja suojataan ja säilytetään

Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Prog-It säilyttää asiakastietoja EU:n tai ETA:n sisällä. Järjestelmien sekä palvelinten tekninen tietoturva noudattaa hyviä tietoturvakäytäntöjä. Palvelimet on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan. Järjestelmät ovat suojattu pääsynhallinnalla.

Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

6.     Kuka tietoja käsittelee

Henkilötietoihin on pääsy vain Prog-It:n omilla, palveluiden tuottamiseen osallistuvilla työntekijöillä. Henkilökunta on ohjeistettu ja koulutettu käsittelemään henkilötietoja turvallisesti.

Tarpeen mukaan käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset.

7.     Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Tämän lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja yritysten välistä kauppaa koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Asiakkaan tai sopimuskumppanin pyynnöstä häntä koskevia henkilötietoja voidaan poistaa Prog-It:n järjestelmistä. Poisto-toimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.

8.     Asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

• Saada jäljennös henkilötiedoista
• Pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
• Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, asiakkaalla on mahdollisuus peruuttaa suostumus. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit muuttaa suostumuksesi olemalla yhteydessä meihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus.

9.     Kuinka järjestelmään tallennetut tiedot saa

Voit pyytää Prog-It:n järjestelmiin tallennetut tiedot itsellesi ottamalla yhteyttä meihin. Yhteystietomme löytyvät Ota yhteyttä -sivulta.

10. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille oikean ja laadukkaan palvelun takaamiseksi. Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

Välitämme seuraavia tietoja kolmansille osapuolille:

• Sopimus- sekä laskutustiedot taloushallintoa ja tilintarkastusta varten
• Työsopimuksen tiedot ja palkkaan vaikuttavat tekijät taloushallintoa varten
• Yhteystietoja seuraavia palveluita varten
  • Työterveys
  • Vakuutukset
  • Puhelinliittymät
  • Markkinointi
  • Rekrytointi
  • Kulkuoikeudet
  • Pysäköinti
  • Koulutus
  • Käyttöoikeus ulkopuolisiin palveluihin

Prog-It huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

11.  Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.