Avainsana-arkisto: Ryhmätyö

Teams tuli taloon

Teamsissä on hyvä olla – jos tietää, mihin ja miten sitä käyttää. Pidempään työelämässä toimineet muistavat, että vuosien saatossa meille on tarjottu moninaisia digitaalisia tiimityöhön tarkoitettuja välineitä ja alustoja. Ja niitähän me olemme kokeilleet, joskus paremmalla menestyksellä, joskus taas surkealla tuloksella.  

Ryhmätyön haasteet (ja yleensä mitkään muutkaan työelämän haasteet) eivät ratkea yksinomaan uutta tekniikkaa tai välineitä hyödyntämällä. Jos ryhmän työskentely takkuaa kokoushuoneessa, tiimin yhteistyö sakkaa ja työprosessit jumittavat, on suuri riski, että samat ongelmat jatkuvat myös virtuaalityöskentelyssä 

Vedin taannoin itse yli vuoden kestävää kehityshanketta, johon osallistui kymmeniä henkilöitä. Käytimme hankkeessa useita erilaisia työtapoja. Merkittävässä roolissa oli myös työskentely virtuaalisesti, sillä aikaa yhteisiin projekti- ja työryhmäkokouksiin sekä työpajoihin oli vain rajallinen määrä. Hankkeen kannalta oli erityisen tärkeää, että kaikilla oli näkymä eri työryhmien työskentelyyn, tiedonkulku oli saumatonta ja kaikki aineisto helposti saatavilla. 

Virtuaaliseen työskentelyyn valittiin Teams, joka oli käytännössä kaikille enemmän tai vähemmän uusi työkalu. O365 ja Sharepoint olivat jo entuudestaan tuttuja. Ensimmäisenä tehtävänä oli miettiä eri työkalujen käyttötarkoitusta, sillä hanke linkittyi mitä suurimmassa määrin operatiiviseen, jatkuvaan tekemiseen. Mitä tekisimme jo olemassa oleville Sharepoint-sivuistoille, entä mihin tehtäviin ja miten käyttäisimme TeamsiäOnneksi käytimme edes hieman aikaa tähän pohdintaan, sillä se oli todennäköisesti syy siihen, että Teamsin käyttökokemukset olivat selkeästi paremmat kuin osasin ennakoida. Teams tuli jäädäkseen ainakin minun työhöni. 

Jälkiviisaana voi todeta kuitenkin sen, että vielä enemmän olisi pitänyt miettiä prosesseja, työtapoja ja dokumentinhallintaa kokonaisuutena. Uusi väline ei sellaisenaan siivoa sotkuisia dokumenttikirjastoja, ratkaise tiedonhaun ja -kulun hankaluuksia tai huolehdi varmistuksista. Myös käyttöoikeuksiin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Teams toimii näppärästi niin organisaation sisällä kuin kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa, mutta tietosuojasta on pidettävä hyvää huolta. 

Kiinnostaisiko sinua kuulla lisää, miten O365, Sharepoint ja Teams valjastetaan tehokäyttöön omassa organisaatiossasi? Tai kuinka Skype-palaverit siirretään sujuvasti Teamsiin? Ota yhteyttä sales@prog-it.net, niin konsulttimme sopii kanssasi tapaamisen. 

Kirsti Kehusmaa
toimitusjohtaja
kirsti.kehusmaa@prog-it.net