Tyhjä postilaatikko?

Muistatko sen tunteen, kun aloitit uudessa yrityksessä työskentelyn, sait yrityksen sähköpostiosoitteen ja Outlookin ensimmäistä kertaa auki? Mikäli kaikki oli hyvin, totesit Inboxin olevan tyhjä. Tunne on melko vapauttava. Uuden uran myynnillisessä roolissa aloittaneen ajatus voisi olla vaikkapa: ”käärinpä tästä hihat ja ryhdyn työhön täyttämään postilaatikkoa asiakkaiden tilauksilla”. Ainakin itse muistan urani aikana muutaman tällaisen hetken.

Pahin virhe mitä tyhjän uuden inboxin kanssa voi tehdä, on tilata sinne uutiskirjeitä. Webbiä ei tarvitse pitkään selailla kun on muutaman verkkolehden vastaanottajana. Toinen lähes yhtä paha virhe on lisätä itsensä esimerkiksi firman sisäisiin myynti -jakeluihin. Joissain paikoissa lisääminen tapahtuu etukäteen pääkäyttäjän toimesta; paha virhe.

Mitä uudelle tyhjälle sähköpostille sitten pitäisi mielestäni tehdä?

Sääntöjä – luo niitä

Ensimmäisenä tärkeintä on luoda sääntöjä itselleen, sähköpostin käyttäjälle. Myöhemmin tässä artikkelissani tulen antaa vinkkejä myös siitä, millaisilla teknisesti ratkaisuilla sähköposti pysyy paremmin hallinnassa.

Aloitetaan ensin siis käyttäjästä. Tiedän, että markkinoilta löytyy paljon ajanhallinnan koulutuksia ja kirjallisuutta, jossa puhutaan siitä, miten esimerkiksi samaa sähköpostiviestiä ei saa avattuaan jättää lukemattomaksi myöhempää lukemista varten. Näin varmaan optimaalisessa maailmassa onkin. Minun sääntöni on kuitenkin vieläkin yksinkertaisempi.  Sähköpostin inbox (saapuneet) näkymän pitää olla töistä lähtiessä joka päivä tyhjä. Esimerkiksi ipadin outlook palkitsee tilanteesta näyttämällä tyhjässä postilaatikossa pokaalin kuvan, olet voittaja. Näin minä tämän säännön itselleni perustelen; henkinen ajatus siitä, että tämän päivän työ on valmis.

Toisena tärkeänä sääntönä näen kansiot. Tämä on jo tekninen ratkaisu mutta sen käyttöön liittyy iso vastuu käyttäjälle itselleen. Automaattisia sääntöjä ei voi eikä edes kannata yrittää luoda ilman, että on ensin miettinyt kansiorakenteen. Kansiorakenteen luominen uuden sähköpostin käyttöönoton hetkellä on ainoa hetki kun postit on vielä järkevästi lajiteltavissa. Kaikki yritykset tehdä lajittelua jälkikäteen on tuhoon tuomittuja. Miten hyvän kansiorakenteen siis voisi luoda? Ensimmäinen sääntö on alikansiot. Luo päätasolle sellaisia kansioiden nimiä joista ei käy ilmi asiakkaiden nimet, projektit tai muutakaan arkaluontoista. Pienentämällä puun pystyt helposti piilottamaan arkaluontoiset tiedot. Toinen asia on numeroida kansiot. Numerointi sen takia, että erilaisissa mobiililaitteissa pitkän nimet eivät näy ruudussa ja on helpompaa muistaa, että kaikki asiakkaiden asiat löytyy numeron 2. alta. Lienee tarpeetonta sanoa, että järjestys ei siis muutu jos lisäät väliin kansion tai muutat nimeä jolloin lajittelujärjestys muuttuu.

Liitän tähän nyt esimerkin ja kuvan omasta sähköpostistani, näin sen uskaltaa näyttää muillekin.

Lopputuloksena kansioiden luomisen jälkeen sinulla on oikeasti paikka johon siirtää käsiteltyjä tai käsittelemättömiä tietoja. Myös säilytettävät viestit on helpompaa pitää erillään roskapostista.

Myöhemmässä vaiheessa voit harkita erilaisten automaattisääntöjen luomista, ole kuitenkin varovainen, että et vahingossa luo sellaista sääntöä joka piilottaa tärkeitä asioita liian syvälle kansiorakenteisiin. Kuten tarkkaavaisimmat huomasivatkin, itse suosin englantia ihan vaan pitääkseni ylimääräiset ”Poistetut” kansiot listoilta poissa. Ainakin vanhemmat outlookin eri kieliversiot loivat joskus kummallisia lisäkansioita itsekseen, joita oli sitten hyvin hankala jälkikäteen selvitellä ja poistella. Englanti on siksi itselleni luontevin.

Viimeisenä ohjeena (ei niinkään sääntönä) olen itselläni pitänyt postien säilytystä. Tila on nykyään lähes ilmaista, älä siis syyttä poista mitään mikä liittyy työntekoosi. Pidä kaikki tallessa, se onnistuu kyllä kun olet tehnyt edellä olevat aloittavat toimenpiteet huolella.

Odotan saavani tähän kirjoitukseen kommentteja, joissa ylistetään liputtamisen (outlook punainen lippu postin vieressä) tai categorisoinnin puolesta. Niin hyvältä kun se kuulostaakin, en kuitenkaan usko kenenkään oikeasti käyttävän tähän vaadittavaa aikaa. Oletko eri mieltä – laita sähköpostia?

Mitäs sitten kun maito on jo maassa?

Mikäli huomaat tätä lukiessasi piston sydämessäsi ja että olet jo saanut täytettyä laatikon tuhansilla tarpeettomilla ja tarpeellisilla posteilla. Kuten aiemmin kirjoitin, en usko, että viestien jälkikäteislajittelu on millään tavalla tuottavaa työtä.

Kesälomat ja pitkät poissaolot tarjoavat kuitenkin mielestäni tähän erinomaisen mahdollisuuden nollata tilanne ja tyhjentää työpöytä. En suosittele uuden postilaatikon hankkimista uudesta yrityksestä, vaikka kesällä sitäkin näyttää tapahtuvan hiukan normaalia enemmän. Tarkoitan tällä postin arkistointia. Mitä jos loisit rakenteen kerralla kuntoon ja siirtäisit oman tämänhetkisen ehkä hiukan kaoottisen tilanteen esimerkiksi kansioon ”9. Arkisto ennen 2017” jonka alla voisi olla kansio ”9.1 Arkisto lähetetyt ennen 2017”. Ratkaisu on tehdä lomilta palaamiselle sääntö; ”otan oman postini hallintaan”. Lupaan, että tällä tavalla syksystäsi tulee aikaisempaa huomattavasti tuottavampi.

Lähdeaineistona samasta aiheesta kiinnostuneille suosittelen lukemaan Getting Things Done materiaalista ”GTD & Email” osion oheisesta linkistä: http://gettingthingsdone.com/tag/email-management/

Hyvää työpäivän päivän jatkoa kaikille!