Aihearkisto: Älykäs Työ

Älykäs Työ on Prog-It:n asiantuntijoiden oma vapaa sana erilaisista päivän polttavista aiheista niin tekniikkaan, talouteen kuin muihinkin aloihin kohdistuvista havainnoistamme. Älykäs Työ on rekisteröity tavaramerkki.

Tyhjä postilaatikko?

Muistatko sen tunteen, kun aloitit uudessa yrityksessä työskentelyn, sait yrityksen sähköpostiosoitteen ja Outlookin ensimmäistä kertaa auki? Mikäli kaikki oli hyvin, totesit Inboxin olevan tyhjä. Tunne on melko vapauttava. Uuden uran myynnillisessä roolissa aloittaneen ajatus voisi olla vaikkapa: ”käärinpä tästä hihat ja ryhdyn työhön täyttämään postilaatikkoa asiakkaiden tilauksilla”. Ainakin itse muistan urani aikana muutaman tällaisen hetken.

Pahin virhe mitä tyhjän uuden inboxin kanssa voi tehdä, on tilata sinne uutiskirjeitä. Webbiä ei tarvitse pitkään selailla kun on muutaman verkkolehden vastaanottajana. Toinen lähes yhtä paha virhe on lisätä itsensä esimerkiksi firman sisäisiin myynti -jakeluihin. Joissain paikoissa lisääminen tapahtuu etukäteen pääkäyttäjän toimesta; paha virhe.

Mitä uudelle tyhjälle sähköpostille sitten pitäisi mielestäni tehdä?

Sääntöjä – luo niitä

Ensimmäisenä tärkeintä on luoda sääntöjä itselleen, sähköpostin käyttäjälle. Myöhemmin tässä artikkelissani tulen antaa vinkkejä myös siitä, millaisilla teknisesti ratkaisuilla sähköposti pysyy paremmin hallinnassa.

Aloitetaan ensin siis käyttäjästä. Tiedän, että markkinoilta löytyy paljon ajanhallinnan koulutuksia ja kirjallisuutta, jossa puhutaan siitä, miten esimerkiksi samaa sähköpostiviestiä ei saa avattuaan jättää lukemattomaksi myöhempää lukemista varten. Näin varmaan optimaalisessa maailmassa onkin. Minun sääntöni on kuitenkin vieläkin yksinkertaisempi.  Sähköpostin inbox (saapuneet) näkymän pitää olla töistä lähtiessä joka päivä tyhjä. Esimerkiksi ipadin outlook palkitsee tilanteesta näyttämällä tyhjässä postilaatikossa pokaalin kuvan, olet voittaja. Näin minä tämän säännön itselleni perustelen; henkinen ajatus siitä, että tämän päivän työ on valmis.

Toisena tärkeänä sääntönä näen kansiot. Tämä on jo tekninen ratkaisu mutta sen käyttöön liittyy iso vastuu käyttäjälle itselleen. Automaattisia sääntöjä ei voi eikä edes kannata yrittää luoda ilman, että on ensin miettinyt kansiorakenteen. Kansiorakenteen luominen uuden sähköpostin käyttöönoton hetkellä on ainoa hetki kun postit on vielä järkevästi lajiteltavissa. Kaikki yritykset tehdä lajittelua jälkikäteen on tuhoon tuomittuja. Miten hyvän kansiorakenteen siis voisi luoda? Ensimmäinen sääntö on alikansiot. Luo päätasolle sellaisia kansioiden nimiä joista ei käy ilmi asiakkaiden nimet, projektit tai muutakaan arkaluontoista. Pienentämällä puun pystyt helposti piilottamaan arkaluontoiset tiedot. Toinen asia on numeroida kansiot. Numerointi sen takia, että erilaisissa mobiililaitteissa pitkän nimet eivät näy ruudussa ja on helpompaa muistaa, että kaikki asiakkaiden asiat löytyy numeron 2. alta. Lienee tarpeetonta sanoa, että järjestys ei siis muutu jos lisäät väliin kansion tai muutat nimeä jolloin lajittelujärjestys muuttuu.

Liitän tähän nyt esimerkin ja kuvan omasta sähköpostistani, näin sen uskaltaa näyttää muillekin.

Lopputuloksena kansioiden luomisen jälkeen sinulla on oikeasti paikka johon siirtää käsiteltyjä tai käsittelemättömiä tietoja. Myös säilytettävät viestit on helpompaa pitää erillään roskapostista.

Myöhemmässä vaiheessa voit harkita erilaisten automaattisääntöjen luomista, ole kuitenkin varovainen, että et vahingossa luo sellaista sääntöä joka piilottaa tärkeitä asioita liian syvälle kansiorakenteisiin. Kuten tarkkaavaisimmat huomasivatkin, itse suosin englantia ihan vaan pitääkseni ylimääräiset ”Poistetut” kansiot listoilta poissa. Ainakin vanhemmat outlookin eri kieliversiot loivat joskus kummallisia lisäkansioita itsekseen, joita oli sitten hyvin hankala jälkikäteen selvitellä ja poistella. Englanti on siksi itselleni luontevin.

Viimeisenä ohjeena (ei niinkään sääntönä) olen itselläni pitänyt postien säilytystä. Tila on nykyään lähes ilmaista, älä siis syyttä poista mitään mikä liittyy työntekoosi. Pidä kaikki tallessa, se onnistuu kyllä kun olet tehnyt edellä olevat aloittavat toimenpiteet huolella.

Odotan saavani tähän kirjoitukseen kommentteja, joissa ylistetään liputtamisen (outlook punainen lippu postin vieressä) tai categorisoinnin puolesta. Niin hyvältä kun se kuulostaakin, en kuitenkaan usko kenenkään oikeasti käyttävän tähän vaadittavaa aikaa. Oletko eri mieltä – laita sähköpostia?

Mitäs sitten kun maito on jo maassa?

Mikäli huomaat tätä lukiessasi piston sydämessäsi ja että olet jo saanut täytettyä laatikon tuhansilla tarpeettomilla ja tarpeellisilla posteilla. Kuten aiemmin kirjoitin, en usko, että viestien jälkikäteislajittelu on millään tavalla tuottavaa työtä.

Kesälomat ja pitkät poissaolot tarjoavat kuitenkin mielestäni tähän erinomaisen mahdollisuuden nollata tilanne ja tyhjentää työpöytä. En suosittele uuden postilaatikon hankkimista uudesta yrityksestä, vaikka kesällä sitäkin näyttää tapahtuvan hiukan normaalia enemmän. Tarkoitan tällä postin arkistointia. Mitä jos loisit rakenteen kerralla kuntoon ja siirtäisit oman tämänhetkisen ehkä hiukan kaoottisen tilanteen esimerkiksi kansioon ”9. Arkisto ennen 2017” jonka alla voisi olla kansio ”9.1 Arkisto lähetetyt ennen 2017”. Ratkaisu on tehdä lomilta palaamiselle sääntö; ”otan oman postini hallintaan”. Lupaan, että tällä tavalla syksystäsi tulee aikaisempaa huomattavasti tuottavampi.

Lähdeaineistona samasta aiheesta kiinnostuneille suosittelen lukemaan Getting Things Done materiaalista ”GTD & Email” osion oheisesta linkistä: http://gettingthingsdone.com/tag/email-management/

Hyvää työpäivän päivän jatkoa kaikille!

Toimistotyöntekijän pilvityökalupakki

Toimistotyöntekijän pilvityökalupakki

Miten ja kenen kanssa rakentaa itselle paras pilvityökalupakki? Jokaisella on omat suosikit. Itse jätän väliin tässä jutussani Google Appsit ja Alibaban tuotteet. Kaupallisena ihmisenä näen, että ainoa kumppani, joka tarjoaa pilvityökaluille sekä asiantuntevan tuen että toimivan jälleenmyyntimallin, on Microsoftin ekosysteemi.

Arvioidaan siis Microsoft-työkaluja

Usein Microsoftista ja sen ohjelmistoista tulee mieleen edelleen CD- ja DVD-levyt, joiden asentamiseen tarvitaan avainkoodit ja skriptausta. Näin ei asia kuitenkaan enää ole. Helpoimmillaan parin työntekijän ympäristön voi ostaa ja käyttöönottaa tietotekniikkaa taitamatonkin henkilö muutamassa tunnissa vain luottokorttia käyttämälläJ.

MS-työkalut toimivat nykyisin myös monissa eri ympäristöissä ja mitään fyysistä ohjelmistomateriaalia ei enää tarvitse liikutella. On siis helppo uskoa, että Microsoftin tekemät 1 miljardin kehityspanokset ovat kannattaneet – ostaminen ja käyttöönotto ovat kieltämättä helppoja.

Lue loppuun

Matkalla Kiinassa Jokereiden kanssa. Mitä mukana?

Aloitetaan kertomalla, että tämä ei ole perinteinen matkapäiväkirja. Tarkoitus on kertoa kokemuksia mahdollisesti alueelle suuntaaville kumppaneillemme.

Ihan ensimmäisenä suurkiitos Finnairille uudesta erinomaisesta ilmasillasta Aasian suuntaan. Matka Kiinaan, tarkemmin sanottuna Pekingiin kestää suomesta noin 7,5 tuntia. Ainakaan tänne lähteminen ei jää kiinni matkustusmukavuudesta, kaikki sujui tämän osalta erinomaisesti.

Toisekseen on heti alkuun pakko kiittää Jokerit International Project (JIPP) -yhteisöä erinomaisista matkajärjestelyistä. Ilman ammattimaista otetta ensikertalaiselle saattaisi olla hankalaa lähteä omin avuin tutustumaan maahan.

Lue loppuun

Yksilön suoja ja tietoturva

Viime aikoina mediassa paljon keskustelua herättänyt aihe, mutta mitä yksilön suoja tarkoittaa ja miten siihen pitäisi suhtautua?

Muutama toimittaja on testannut isojen yhtiöiden (kuten Facebook ja Google) lupausta toimittaa kaikki yksilöity tieto pyytäjälle. Lopputulokset eivät ole olleet hurrattavia. Esimerkiksi Googlen tapauksessa epäillään, että tietoja on kerätty paljon luovutettua enemmän. Facebookin osalta uskoisin, että täydellinen tietojen luovutus ei voi olla edes mahdollista, koska siinä rikottaisiin helposti joidenkin toisten ihmisten yksilönsuojaa.

Itse olen lähtenyt aina siitä ajatuksesta, että kyse on kuitenkin minun omasta tuottamastani materiaalista. Jos häpeän tai kadun tuottamaani materiaalia, ei siitä oikein voi jotain isoa korporaatiota syyllistää. Perusohjenuorani on ”kirjoita se, mitä olisit valmis sanomaan nimilapun kanssa Senaatintorilla” ja tämä on toiminut minun osalta ainakin toistaiseksi hyvin :).

Yksilön suojaa voi lähestyä myös yksilön tiedon jakamisen mahdollisuuden kautta. Olen nähnyt ihmisten kauhistelevan lentolippujen varauksen jälkeen saamiaan kohteen hotellimainoksia. Eräät ovat suhtautuneet asiaan ironisesti ”hiukan foliohattu -meiningillä”. Itse näen tällaisen tiedon jakamisen itse asiassa mahdollisuutena. Ehkäpä olisin jättänyt hyvän tarjouksen huomiotta ja menettänyt siten riihikuivaa rahaa.

Lue loppuun

Yritysliikunnan harrastamisesta

Kun työyhteisössä alkoi tapahtua positiivisella tavalla kummallisia!

Mikä on sellainen torstai-illan tapahtuma, joka aiheuttaa työkavereiden kesken naureskelua tapahtuneesta vielä maanantainakin? Kaiken lisäksi tapahtuma toistuu viikoittain. Tämän vakioksi muodostuneen tapahtuman jälkimainingeissa usealta osallistujalta löytyy pitkin kehoa arkoja paikkoja mustelmien muodossa. Olipa mukana lisäksi pari irronnutta kynttäkin. Aikaisemmin olisin irvileukana veikannut ensimmäisenä joko firman pikkujouluja tai kevätjuhlia. Kuten ovelimmat arvaavatkin, kyse on yhteisestä ryhmäliikunnasta nimeltä firman sählyvuoro.

Palataan hiukan ajassa taaksepäin; harrastus sai alkunsa yhden ihmisen ehdotuksesta illallispöydässä;

”pitäisikö meidän pelata porukalla jotain ryhmäpeliä”?

 

Lyhyen epävirallisen iteroinnin tuloksena päätös syntyi alta kahdessa minuutissa. Pääosin sen takia, että ehdottajalla oli itsellään taustaa sählyn pelaamisesta. Toki muidenkin ehdotuksia otettiin huomioon ja esimerkiksi koripallo oli melkein yhtä vahvoilla kannatuksessa. Ehdotus sählystä oli työnantajana helppo hyväksyä riskittömänä ja edullisena sijoituksena työterveyteen.

Jälkikäteen ajateltuna parempaa ehdotusta ja toisaalta päätöstä ei olisi tällä tiedolla voinut tehdä. Yhteinen harrastus on nyt jatkunut tasan vuoden, ja takana on noin nopeasti laskettuna noin 40 harjoitusvuoroa. Työryhmän kesken harrastus on selkeästi lisännyt tiimin yhteenkuuluvuutta. Vihreisiin pukeutunutta pelaajaa ei kentältä tarvitse pitkään hakea. Firman pelipaitaa pidetään mielellään päällä. Yritys osallistui myös pelivälineiden hankintaan. Ohimennen sanoen olen ollut hiukan yllättynyt siitä, kuinka helposti rikkoutuvia välineet näyttävät olevan. Sitoutuneisuudesta kertoo lisäksi se, että yhtään sählyvuoroa ei ole jäänyt pitämättä osallistujien puutteen vuoksi. Myönnetään, että kentällä ei välttämättä ole ollut joka kerta täyttä vaihtopenkkiä (mikä saattaa lajia paremmin tunteville selittää pienen ajoittaisen hengästymisen), mutta täysipainoista pelaamista on ollut silti jokainen kerta täyden puolentoista tunnin vuoron verran.

Näin työnantajan kannalta varsinaisen ylpeydenaiheen aiheuttaa erityisesti se, että viime aikoina olemme päätyneet pari kertaa pelaamaan myös puolivakavissaan kumppania tai asiakasta vastaan. Paikalla on ollut asianmukaisesti myös tuomari, joka on keskittynyt lähinnä opettamaan pelaajille sääntöjä, ei niinkään jakelemaan virheitä. Tuomarin läsnäollessa kohtalaisen tuoreelle joukkueelle ei ole vielä kovin paljon kunniaa satanut, mutta eleenä haasteeseen vastaaminen on tuonut kaikille hyvän mielen ja hymyn huulille. Myös pahemmilta vaurioilta henkilötasolla on onneksi vältytty. Pienenä nyanssina voidaan sanoa, että ainoa este rökäletappiolle oli pelihallin aiheettomaksi osoittautunut palohälytys. Tästä on niin ikään riittänyt kohtalaisesti huumoria jälkikäteen. Tässä kohtaa kiitos muun muassa Trafin tiimille tiukasta vastuksesta.

Lisätään lopuksi kannustin jokaiselle yrityssählystä kiinnostuneelle, jos vielä emmit ja olet epävarma harrastuksen hyödyllisyydestä; lopeta hyvä ihminen ja lähde mukaan pelaamaan! Omasta kokemuksesta voin kertoa, että tulet yllättymään positiivisesti.

Asiaankuuluvasti tähän saakka lukeneille pitää heittää ilmoille avoin haaste. Uskallatko tuoda oman yrityksesi sählyjengin pelaamaan harrastelijoita vastaan? Lupaamme, että tilat eivät tule olemaan esteenä, kunhan aikataulut saadaan sopimaan. Haasteen voi esittää vapaamuotoisesti vastaamalla yrityksemme chat-sovelluksen kautta täällä webbisivuillamme.

Miten on, otatteko haasteen vastaan?

 

Tavataan pelikentällä, hauskaa alkanutta työviikkoa kaikille!

PS. Lopuksi pakollinen linkki mielenkiintoiseen salibandy tournamentiin joulukuussa, jossa emme olleet mitenkään mukana: http://iffwfc.org/

Olemme toimeenpanijoita!

Viime viikolla käytimme yrityksenä hyvän aikaa siihen, että arvioimme itseämme tiiminä. Arvioinnin tarkoituksena oli yrittää ymmärtää yksilöä ja ryhmää paremmin, tehdä jatkossakin hyvää yhteistyötä sisäisesti ja tuottaa asiakkaille erinomaista tasalaatuista palvelua.

Menetelmä

Voin suositella tiimiarviointia ihan jokaiselle työyhteisölle. Vaikka yrityksen henkilökuntaa tai johtoa ei (jostain syystä) kiinnostaisikaan lopputulos, arvioinnin tekeminen on jo sinänsä antoisaa. Työajallisesti kyse ei ollut isosta investoinnista. Käytimme arvioinnin tekemiseen TSQ-menetelmää, joka pohjautuu R. Meredith Belbin tiimityyliajatteluun. Itse arvioinnin suoritti meidän tapauksessa Psykologitoimisto Crescon ammattimaiset konsultit. Saimme olla taas kerran harvinaisen tyytyväisiä erinomaiseen palveluun yhteyshenkilöltämme. Joskus aikaisemmin historiassa olemme kokeilleet myös DiSC-analyysin tekoa, mutta siitä on jo monta vuotta aikaa. Nyt valitun menetelmän ero DiSC:iin ei ollut hirveän suuri; jotain hyvää ja jotain huonoa on molemmissa.

executorMitä me tästä sitten opimme?

Ainakin päätasolla sen, mitä jo suurin osa meistä varmasti tiesi muutenkin. Olemme vastuuntuntoisia ja ahkeria sekä käytännönläheisiä että realisteja; eli Toimeenpanija -ominaisuudet omaavia tekijöitä.

Jokaisella profiililla on tietysti myös jotain negatiivisia puolia. Niiden tunnistaminen helpottaa päivittäistä keskustelua työkaverin kanssa. Ainakin minulle nämä tämän profiilin niin sanotut ’kielletyt ominaisuudet’ näyttelivät itse asiassa hyvinkin positiivista vaikutusta. Kielletty heikkous -kohdassa mainittiin, että jos asia ei etene, henkilö saattaa ärsyyntyä. En tarkoita tässä yhteydessä, että yrittäisin itse muuttaa omia heikkouksiani paremmiksi. Toteanpa vain, että mielestäni on hyvä, kun tekemisessä on mukana hiukan tunnetta. Näin syntyy valmista.

Miten tästä eteenpäin?

Ehkä se mitä jäin itse arvioinnista kaipaamaan, oli tarkempi ristiriitaisten profiilien käsittely. Miten toimisin paremmin silloin, kun huomaan jonkun toisen edustavan profiilia, jota en ymmärrä? Tällaisen oppiminen on varmasti koko ihmiskunnan suurin fundamentaalinen kysymys, johon jokainen etsii ratkaisua. Jonkinlainen työkalu ristiriitaisiin tilanteisiin olisi siis mukava löytää, liittyvät se sitten työelämään, harrastuksiin, kotiin tai vaikkapa potentiaalisen asiakkaan kohtaamiseen.

Arviointipäivän päätteeksi jokainen osasto teki kolme pientä päätöstä. Niissä tuodaan esille (myönnän, ehkä hiukan insinöörimäisesti) mitä jatkossa pitää tehdä. Esimiehenä sain taas muistutuksen siitä, että itse pitää tehdä vähän vähemmän ja luottaa joukkueelle isompia asioita. Tärkein päivän opetus oli kuitenkin kuuntelu. Päätimme melko yksimielisesti jokaisessa ryhmässä, että kuuntelemme tarkemmin mitä toisella on kerrottavaa.

Päätin siis luvata tämän lopuksi seuraavaa: kerro niin lupaan kuunnella. Lähesty rohkeasti niin sovitaan palaveri.

Erinomaista työviikkoa kaikille yhdessä ja yksittäin!

DR ja IT osa2

Drag racing on vaikea ymmärtää tiettyjen luokkien osalta, koska tietyissä luokissa lajitellaan reaktion perusteella ja osassa määritellään oma ihanne aika mitä tavoitella. Jos unohdetaan äskeiset hetkeksi ja tutustutaan lajiin vähän toisella tavalla.
Lajista näkee harvoin tuloksia iltapäivälehdissä tai kuvaa television urheilu ohjelmissa. Paikallislehdissä lajista on yllättävän paljon juttuja. Netti on asia erikseen.

Lue loppuun

Drag Racing ja IT – Inframies autourheilua tukemassa

Montakohan kertaa olen kirjoittanut tämän aloituksen uusiksi. Mikä olisi sopiva ja iskevä aloitus ensimmäiselle blogille? No tähän päädyin. Aloitetaan se syyttämällä toimitusjohtajaa, hänen syytänsä koko tämä blogijuttu. Tämän jälkeen tuskin tarvitsee kävellä kulmahuoneeseen pyytämään palkankorotusta. Jos totta puhutaan, niin piti oikein käydä googlettamassa, mitä blogi tarkoittaa. Selkeä vastaus: jotain, johon yksi tai useampi tuottaa sisältöä.

Tätä kirjoittaessa Drag Racingin SM-sarjan avauskilpailu on jo ajettu Alastarolla ja käynnissä on EM-sarjan avauskilpailu Englannin Santa Podissa, jota seuraan livelähetyksenä taustalla.

Lue loppuun

Tarvitaanko lisää konesaleja?

Mediasta olemme saaneet viimeaikoina kuulla hurjiakin uutisia megawattiluokan konesalien rakentamisesta. Tuusulaan rakennetaan kuulemma isoa konesalia. Helsingin Herttoniemeen on jo odotettu hetken aikaa uutta konesalia. Uusien tekijöiden nimet eivät ole kovin tunnettuja tai niitä on muuten hankala paikallistaa. Tavallaan ymmärränkin sen, että konesalin rakentaja ei halua turvallisuussyistä sijaintia ja kaikkia muita teknisiä yksityiskohtia julkisuuteen, mutta siitä huolimatta osa uutisista saa miettimään moisen ilmoituksen motiiveja.

Sen tiedämme kuitenkin faktaksi, että uusia konesaleja on ilmestynyt ja ilmestyy tulevaisuudessakin lisää.

Lue loppuun

Windows Server 2016 – aika valmistautua

Uuden palvelinkäyttöjärjestelmän julkaisuhetki lähestyy.

Työasemakäyttöjärjestelmissä Microsoft on nähnyt paljon vaivaa siirtääkseen käyttäjiä uusien versioiden piiriin. Tästä hyvänä esimerkkinä on Windows 10 -version edulliset tai ilmaiset päivitysmahdollisuudet ja riittävän tiheät muistutukset loppukäyttäjälle päivityksen eduista. Windows 10 asennuskanta kasvaa tasaisesti, ohittaen aiemmat siskoksensa seiskaa lukuunottamatta. Onnistuuko seuraava palvelinversio ottamaan nopeasti vastaavaa jalansijaa?

Lue loppuun