”Onko kiire vai tehdäänkö ATK:lla”, kirjoittaa Toni Stubio viimeisimmän TiVin artikkelissaan ”Mittaamisen sietämätön sekavuus”. Artikkelin lukemista kokonaisuudessaan voi suositella lämpimästi. Jokainen organisaation IT-vastaava tai -palvelutoimittaja on varmasti kokenut eri toiminnoista tulevien tarpeiden ristiriitaiset paineet ja vaikeuden asettaa asioita tärkeysjärjestykseen investoinnin tuottavuuden tai jonkin muun mittarin perusteella.

Ylimmän johdon on yleensä vaikea hyväksyä vuosi vuodelta kasvavia IT-kuluja, vaikka samaan aikaan jokainen ymmärtää IT:n ja digitalisaation kasvavan roolin liiketoiminnan mahdollistajana ja edistäjänä. Mutta tuottaako myynnin vaatima uusi CRM-järjestelmäprojekti enemmän kuin johdon raportointiuudistus? Entä tukeeko markkinoinnin tärkeäksi kokema verkkosivu-uudistus liiketoiminnan tavoitteita enemmän kuin HR-järjestelmän laajennus esimiestyön tueksi?

On yllättävää, kuinka monessa myyntitapaamisessa tulee esille IT:n vaikeus perustella johdolle esimerkiksi suhteellisen pienet investoinnit tietoturvan koventamiseksi, kun samaan aikaan toisaalla organisaatiossa tehdään kalliita järjestelmäuudistuksia. Kaikkiin investointeihin ei luonnollisesti riitä raha eikä aika samaan aikaan missään organisaatiossa. Toisinaan syntyy kuitenkin mielikuva, että ICT-ympäristön kehitystä suunnitellaan sillä periaatteella, kuka osaa parhaiten argumentoida johtoryhmän pöydässä oman tarpeensa ja sen kiireellisyyden.

Tämä johtaa puolestaan helposti siihen, että virallisen ICT:n rinnalle syntyy varjo-IT. Erilaisilla – kevyinkin perustein – valituilla sovelluksilla täytetään muiden toimintojen tarpeita näiden omista budjeteista. Tämä puolestaan monimutkaistaa koko ICT-ympäristön hallintaa ja pahimmillaan synnyttää vakavia tietoturva-aukkoja. Eivätkä todelliset ICT-ympäristön kokonaiskustannukset ole tällöin kenenkään tiedossa.

Toisaalta kun IT-palvelujen ja -ratkaisujen toimittajana kysyy johdolta ICT-ympäristön kehitystarpeista, he käännyttävät lähes aina puhumaan IT:n kanssa. Siitä huolimatta, että keskustelun aiheena on esimerkiksi liiketoiminnan riskien hallinta, jatkuvuuden varmistaminen, työntekijäkokemuksen parantaminen tai tuottavuuden kehittäminen IT:n keinoin.

Mikä avuksi? Miten saadaan aikaiseksi ICT-ympäristön kehityssuunnitelma, joka tukee liiketoiminnan tavoitteita askel askeleelta tarkoituksenmukaisessa prioriteettijärjestyksessä? Riippumattoman IT-kumppanin hyödyntäminen konsulttina voi olla varteenotettava vaihtoehto. Ulkopuolinen hahmottaa usein kokonaisuuden kattavammin ja objektiivisemmin kuin organisaation sisältä katsova henkilö. Aidosti liiketoimintalähtöinen konsultti ei tule ketunhäntä kainalossaan myymään vain oman organisaationsa IT-palveluita ja -ratkaisuja. Hän tulee auttamaan suunnitelman laatimisessa ja sen toteuttamiseksi tarvittavien teknologioiden ja kumppaneiden valinnassa.

Tällä hetkellä priorisoinnin pitäisi olla tosin varsin yksinkertaista: jokaisen organisaation on nyt viimeistään panostettava ensisijaisesti omaan tietoturvaansa ja varmistaa liiketoimintansa jatkuvuus silloin jos/kun vahinko sattuu. Ja tämä on koko johdon ja organisaation yhteinen asia, ei yksistään IT:n.