Teams tuli nopeasti, mutta jäi pysyvästi

Osa organisaatioista hyödyntää Teamsiä pääosin virtuaalikokouksiin ja chattailuun. Yhä useimmissa työyhteisöissä Teams on kuitenkin ryhmien, kanavien, keskustelujen ja dokumenttien jatkuvasti kasvava ja lonkeroitaan levittävä epämääräinen olio.

Moni ajatteli Teamsin korvaavan kokonaan ”vanhanaikaiset” dokumentinhallinnan järjestelmät, Intranetit ja sähköpostit. Hyvin suunniteltu ja hallittu Teams onkin mainio väline viestintään, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Esimerkiksi projektityöskentely ulkopuolisten tahojen kanssa on helppoa projektille perustetussa Teams-ryhmässä. Myös organisaation omissa tiimeissä yhteistyö ja viestintä hoituu sujuvasti Teamsissä.

Mutta…odottiko Teamsiä ”puhdas” ympäristö?

Käytössä oli varmasti ainakin sähköposti erilaisine jakelulistoineen, ehkäpä Sharepoint, verkkolevyjä, erillinen Intranet, OneDrive, OneNote jne. Koska Teams tuli nopeasti ja helppokäyttöisyytensä ansiosta myös levisi organisaatiossa, tehtiin käyttöönotto yleensä ilman sen suurempia suunnitelmia.

Yksi jos toinen organisaatio tuskastelee nyt tiedon ja dokumenttiensa kanssa. Jossakin se tieto on, mutta missä Teams-ryhmässä vai oliko se kenties chatissä tai sähköpostissa. Passiivisiksi muuttuneet Teams-ryhmät jäävät elämään aktiivisten ohella. Ulkopuolisten käyttäjien määrä paisuu ajan kuluessa, vaikka tarve yhteistyöhön on päättynyt. Samasta dokumentista löytyy eri versioita Teamsin lisäksi muista sijainneista, mutta mikä olikaan se oikea?

Teamsin kautta välitetään ja sinne talletetaan ehkä liiketoimintakriittistä tai arkaluonteista tietoa. Teamsiin voi muodostua helposti erilaisia henkilöstörekistereitä, joita koskevat luonnollisesti myös tietosuoja-asetuksen mukaiset velvoitteet.

Suunnittelua, määrittelyä ja siivousta

Tiedonhallinta-, käyttäjäoikeus- ja tietosuojahaasteet ovat saaneet yhä useamman organisaation havahtumaan siihen, että jotakin on tehtävä. Mikään ylitsepääsemätön ongelma tiedon- ja dokumentinhallinnan kuntoon saattaminen ei ole. Käytännössä kokoamalla eri toimintojen edustajat esimerkiksi työpajaan, jossa muodostetaan kuva nykytilanteesta ja esille tulleista tarpeista ja haasteista, saadaan erinomainen lähtötieto tavoitetilan määrittelylle ja kokonaisuuden kehittämiselle. Yksinkertaisimmillaan kyse on siitä, että määritetään kunkin järjestelmän käyttötarkoitus, sisältö, toimintatapa ja vastuut. Rakenteiden korjaamista tarvitaan varmasti myös – olipa sitten kyse Teamsistä, Sharepointista ja muista mahdollisista järjestelmistä.

Rankempi homma voi olla tarvittava ”siivous”, mutta se on tehtävä joka tapauksessa aina väliajoin, käytettiinpä mitä tahansa järjestelmiä. Ja ehkä se kaikista haastavin vaihe on saada henkilöstö toimimaan sovitulla tavalla. Siksi tarvitaan ohjeistusta ja koulutusta sekä jokaiselle järjestelmälle vastuuhenkilö, joka aika ajoin muistuttelee yhteisistä pelisäännöistä.

Moderni Sharepoint tuo uusia mahdollisuuksia

Aika moni Teamsiä dokumenttien hallintaan käyttänyt päätyy hyödyntämään Teamsin sijaan Sharepointin modernia versiota, jolle on myös helppo rakentaa Intra kaikkia koskevien uutisten välittäjäksi ja ”portaaliksi” eri järjestelmiin ja dokumentteihin. Myös dokumenttien käyttäjäoikeuksien määrittelyn takia Sharepoint on usein turvallisempi vaihtoehto kuin esimerkiksi Teams. Toisiaan poissulkevia vaihtoehtoja Teams ja Sharepoint eivät tietenkään ole, mutta niistä kannattaa hyödyntää organisaatiota parhaiten palvelevat ominaisuudet.

Kyse ei ole massiivisesta projektista

Olemme olleet määrittelemässä ja toteuttamassa monelle organisaatiolle heille sopivammat tavat hyödyntää MS365-ympäristön työkaluja. Yhtä oikeaa ratkaisua ei ole, mutta meillä on kokemusta ja näkemystä erilaisista vaihtoehdoista ja käyttötavoista. Sekä siitä, miten tällainen projekti saadaan tehtyä tehokkaasti ja tuloksellisesti.

Ota yhteyttä meihin joko puhelimitse 010 832 7202 tai sähköpostilla sales@prog-it.net.