Pienen kannattaa ostaa pieneltä, keskisuuren keskisuurelta ja ison yrityksen isolta kumppanilta? Ihan näin yksinkertaista IT-palvelukumppanin valinta ei kuitenkaan ole. Eikä ainakaan silloin, jos koko on keskeisin kriteeri ja sitä mitataan vain henkilöstömäärillä ja liikevaihdoilla.

Pienellä yrityksellä voi olla erityisen vaativia IT-tarpeita ja toisaalta suurta liikevaihtoa tahkoava yritys saattaa pärjätä yllättävän kevyillä ratkaisuilla. Merkittävää on myös se, missä kasvu- ja kypsyysvaiheessa asiakasyrityksen liiketoiminta on. Esimerkiksi kovassa kasvutahdissa on tarkoituksenmukaista keskittyä oman ydinliiketoiminnan kehittämiseen ja kasvun edellytysten parantamiseen. Tällöin IT-palvelukumppanilla tulee olla kykyä skaalautua ja joustaa asiakkaan liiketoiminnan muutosten myötä. Tämä kyvykkyys ei riipu pelkästään palvelutoimittajan henkilöstömäärästä tai osaamisesta. Niiden lisäksi palvelumallien on oltava riittävän dynaamisia ja IT-palvelutoimittajan on pystyttävä esimerkiksi oman kumppaniverkostonsa avulla täyttämään nopeastikin esille tulevia tarpeita. Koronapandemia osoitti myös sen, että joustavuutta tarvitaan hyvinkin erilaisissa asiakkaan liiketoiminnan ja toimintamallien äkillisissä muutoksissa.

Joulukuun Tivi-lehdessä kerrotaan pandemian kiihdyttäneen IT-ulkoistuksia ja yritysten keskittävän entistä enemmän palveluita yhdelle tai parille valitulle kumppanille. Vaikka artikkelissa painottui lähinnä isojen, globaalisti toimivien asiakasyritysten näkökulma, keskittyminen yhteen palvelutoimittajaan voi olla toimivin ratkaisu myös PK-yritykselle. Pienemmässäkin liiketoiminnassa sopimussuhteita on useita, sillä esimerkiksi eri järjestelmille ja tietoliikenneyhteyksille on yleensä omat toimittajansa. Asiakasorganisaatiolta vapautuu aikaa ja toiminta tehostuu, jos sen ei tarvitse itse huolehtia yhteistyöstä kaikkien kolmansien osapuolten kanssa ja myös niiden keskinäisestä toiminnasta.

Yhdelle palvelutoimittajalle keskittäminen onnistuu, kun asiakkaan ja IT-palvelukumppanin vastuut ja roolit on sovittu selkeästi ja palvelu- ja eskalointiprosessit mm. kolmansille osapuolille on määritelty täsmällisesti. IT-palvelutoimittajalla tulee olla myös varsin kattava ymmärrys asiakasorganisaation ympäristöstä, muiden toimittajien rooleista sekä liiketoiminnan tarpeista. Tällaisessa mallissa palvelutoimittajan ja asiakasorganisaation välille syntyy parhaimmillaan syvällinen kumppanuus, jossa IT-palvelutoimittaja pystyy omalta osaltaan edistämään asiakasorganisaation liiketoiminnan tavoitteita. Tällöin IT-palvelutoimittaja on aivan muuta kuin puhelinpalvelu ja eskalointiautomaatti.

Samaisessa Tivin artikkelissa korostettiin ostamisen strategiaa – asiakasorganisaatiolla tulisi olla selkeä visio omasta ulkoistamisen tahtotilastaan. Aina näin ei kuitenkaan ole. Yritys hahmottanee yleensä, mikä on sen omaa ydinliiketoimintaa, mutta yhä useammin IT kietoutuu erilaisiin lonkeroin liiketoimintaan ja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseen. Oman kokoisen, näköisen ja oloisen kumppanin kanssa roolit selkeytyvät ja kumpikin osapuoli tuo parhaan osaamisensa yhteistyön sujuvuuden varmistamiseksi. Tämä tahtotila ei oikein edes vastaa sitä mielikuvaa, joka ulkoistamisesta sanana syntyy. Enemmänkin kyse on siitä, että IT-palvelukumppani sisäistetään omaan organisaatioon.