…kun laaditaan toimintasuunnitelmia ja budjetteja. IT-budjetti on mielenkiintoinen ameeba, joka rönsyilee usein eri yksiköille, toiminnoille ja kustannuspaikoille. Itse asiassa aivan pienimpiä organisaatioita lukuun ottamatta todellisten ICT-kokonaiskustannusten arvioiminen on usein monimutkainen palapeli.

Varjo-IT:n laajuus voi yllättää

ICT-kuluja syntyy monesta eri lähteestä:

• laitteet ja niiden ylläpito (työasemat ja niiden oheislaitteet, puhelimet, tabletit, tulostimet, palvelimet, verkkolaitteet, neuvottelutilojen laitteet)
• lisenssit
• tuki- ja ylläpitopalvelut
• järjestelmäkulut
• pilvi- ja konesalipalvelut
• kehityskulut
• oman IT-henkilöstön, pääkäyttäjien ja muiden virallisten ja ei-niin virallisten IT-asioihin sekaantuneen henkilöstön kulut (viime mainittu voi olla yllättävän suuri piilokustannus)
  kolmansien osapuolten tarjoamat palvelut

Lisäksi organisaatiossa piileskelee usein varjo-IT, joka upottaa IT-kulunsa oman toimintonsa budjettiin. ICT-ympäristön ylläpidossa ja kehityksessä tarvitaan erilaisia palvelukumppaneita. IT-organisaatio vastaa tyypillisesti ainakin perusinfraan liittyvistä kumppanuuksista ja kuluista, mutta myös nämä asiat voivat olla hajautettuja. Yhteistyö liiketoimintasovellusten toimittajien kanssa tapahtuu usein liiketoiminnoissa.

Pakollinen kustannus vai mahdollistaja?

Osin keskityn ja osin hajautetun mallin takia on tärkeää, että niin ICT-ympäristöstä vastaavalla kuin johdolla on kokonaiskäsitys ympäristön tilasta ja kustannuksista. Yleensä kehityspotentiaalia löytyy merkittävä määrä paitsi kustannusten hallinnan kuin tuottavuuden ja toiminnan uudistamisen kannalta.

Tyypillisiä kehitysmahdollisuuksia ovat:

• ICT-ympäristöä kehitetään liiketoiminnan eri osa-alueilla huomioimatta kokonaisuutta. Nykytilannetta arvioitaessa löydetään yleensä lukuisa joukko pullonkauloja ja prosessien katkoskohtia. Osa yhteistyötä, työn sujuvuutta ja toimintaa haittaavista tekijöistä on jo johdon tiedossa, mutta harvoin johto tuntee kovin tarkasti toiminnan yksityiskohtia – varsinkaan kaikkien toimintojen ja henkilöstöryhmien osalta.
• IT-haasteiden kanssa kuluu huomattava määrä hukka-aikaa, joka olisi vältettävissä. Tyypillisiä aikasyöppöjä ovat tietojen ja dokumenttien etsiskely, kirjautumisongelmat ja verkkoyhteyksien toimimattomuus.
• Rutiinimaista, toistettavaa työtä tehdään paljon ja samoja asioita ylläpidetään useissa järjestelmissä ja tiedostoissa. Tieto ei ole ajan tasalla kaikissa järjestelmissä tai muutoin epäluotettavaa tai epäyhtenäistä.
• Näkymä liiketoiminnan tilanteeseen ja keskeisiin tunnuslukuihin on puutteellinen ja ennustaminen on haasteellista. Seurannan ja raporttien laatiminen on työlästä ja edellyttää monien eri lähteiden käyttöä.
• Laadukas asiakaspalvelu ja asiakkuuksien hoito on liikaa yksilöiden hallussa olevan tiedon varassa.
• Laiteympäristö on vakioimaton, vaikeasti hallittava ja ylläpidettävä. Laitteita ja tarvikkeita hankitaan eri lähteistä. Laitteiden elinkaaren hallintaa ei ole käytännössä eikä laitteiden hankintaan, ylläpitoon ja käytöstä poistoon liittyviä prosesseja hoideta tehokkaasti.
• Käyttöoikeuksien ylläpitoon ei ole selkeitä toimintamallia. Aloittavien ja lopettavien henkilöiden prosesseja ei hoideta tehokkaasti.
• Tietoturva ja -suoja ovat vain osittain hoidossa, selkeitä vastuuhenkilöitä ei ole eikä käyttäjiä ohjeisteta ja kouluteta riittävästi tietoturvallisista toimintatavoista.
• Käyttäjätuki ei ole riittävän kattavaa ja oikea-aikaista.

Käytä aikaa kartoitukseen ja suunnitteluun, se maksaa itsensä takaisin nopeasti

Nykytilan kartoitukseen kuluu aikaa, mutta ilman sitä on mahdoton tehdä hyvää suunnitelmaa ja riittävän tarkkaa budjetointia. Liiketoiminnan ja muiden toimintojen edustajien kanssa on käytävä monta keskustelua. Viime kädessä se kannattaa, sillä kustannussyöppöjä löytyy varmasti poistettavaksi ja toisaalta taas mahdollisuuksia liiketoiminnan kehittämiseksi. Puhumattakaan siitä, mikä vaikutus tällä menettelyllä on johdon ja henkilöstön sitoutumiseen tuleville uudistuksille.
Jos oma aika ei tunnu riittävän nykytilan kartoitukseen, suunnitteluun ja budjetointiin, niin pätevältä IT-kumppanilta saat mallit ja menetelmät sekä tukea koko prosessiin. Ja apua ICT-ympäristön optimointiin tarkoituksenmukaisilla teknologioilla.

Jutellaanko lisää? Ota yhteyttä sales@prog-it.net tai puhelimitse 010 8327202.