++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
Uudistimme puolen vuoden sisällä Prog-It:n yritysilmeen, nettisivut, intranetin ja dokumentinhallinnan. Visuaalisen ilmeen ja netin sivupohjien suunnittelussa ja toteutuksessa käytimme kumppania, kaiken muun rakenne- ja sisältösuunnittelun ja -tuotannon teimme itse – oman toimen ohella.
Lähtötilanne oli tyypillinen PK-yrityksen tilanne: kulahtaneet nettisivut tarjosivat historiatietoa, dokumenttien etsiminen rönsyilevässä Sharepointissa muistutti arkeologisia kaivauksia ja intranetista saattoi ehkä löytää tarvittavan tiedon. Samaan aikaan yleistyvään Teamsiin alkoi muodostua oma kilpaileva maailmansa chatteineen, ryhmineen ja dokumentteineen.
Yrityksellämme on historiaa jo kolmelta vuosikymmeneltä, joten myynti- ja markkinointimateriaalien vuosikerroista saattoi valita oman mielensä mukaisen ilmeen, kuvamaailman ja viestit. Tarve oli siis myös kirkastaa viestiä sekä uudistaa myynnin ja markkinoinnin konsepteja. Kunnianhimoisesti kasasimme samaan aikaan tarjoomauudistusta.
Ja onnistuimme tässä kaikessa. Maaliskuussa alkanutta työrupeamaa katkoi kesäloma, mutta uusi ilme, esitys- ja myyntimateriaalit, WordPressin päälle rakennetut nettisivut ja Sharepointiin tehty uusi dokumenttikirjasto olivat kokonaan käytössä heinäkuun lopun helteillä. Vanhat dokumentit oli siivottu ja tiedostot siirretty uuteen rakenteeseen. Intranet puolestaan suunniteltiin ja toteutettiin Sharepointissa syksyn alkukuukausina.
On ehkä kulunutta sanoa, että hyvä suunnittelu mahdollisti onnistumisen. Näin se kuitenkin oli. Ennen kaikkea oli tärkeää suunnitella yhdessä henkilöstön kanssa, mihin, miten ja kuka kutakin järjestelmää tai työkalua käyttää. Pelisääntöjen määrittäminen esimerkiksi Teamsin käyttöön tai dokumenttien tallennukseen oli olennaista, sillä halusimme välttyä tekemästä uutta suursiivousta joka joulu ja juhannus. Järjestelmävalinnat eivät ole autuaaksi tekeviä, mutta kieltämättä keskittämällä toiminnot Microsoftin 365 -ympäristöön saatiin aikaan toiminnan järkeistystä.
Yhtä keskeistä hyvän suunnittelun kanssa oli yhteinen tahto uudistukseen. Tarve oli ilmeinen, mutta ison urakan edessä tarvittiin lisäksi uskoa siihen, että urakka oli tehtävissä. Jälkikäteen on myönnettävä, että keskellä tuhansien dokumenttien siivousta ja siirtoa kysyttiin melko lailla tahdonvoimaa.
Tällaisen projektin takaisinmaksuaikaa on vaikea laskea. Jos kuitenkin hahmottelee pelkästään organisaatiossa hajallaan olevan tiedon ja dokumenttien etsimiseen menevää aikaa, on helppo perustella projektin kannattavuutta. Pitkäaikaisia tuloksia saadaan kuitenkin aikaiseksi vain systemaattisilla ylläpitorutiineilla. Vastuut ja toimintatavat ylläpitoon kannattaakin määritellä jo suunnitteluvaiheessa, jottei niistä tarvitse kiistellä myöhemmin.
Lopuksi paljastus: ei meilläkään koko maailma valmiiksi tullut. Erillinen teknisen dokumentaation wikisivusto odottaa uudelleen suunnittelua, siivousta ja siirtoa Sharepointiin. Mutta se on sitten tämän vuoden projekti.
